Eingehende E-Mails in Ordner sortieren

Von Marcel Stäheli, 01.10.19   
Kategorie: [Office]

Damit Ihr Posteingang übersichtlich bleibt, ist es sinnvoll eingehende E-Mails auf verschiedene Ordner aufzuteilen. Nach welchem System ist Ihnen überlassen. Sie können Sie nach Themen, Absendern oder etwas anderem sortieren.

Damit Outlook eingehende E-Mails automatisch in den richtigen Ordner verschiebt, müssen Sie entsprechende Regeln anlegen.

  1. Wählen Sie eine E-Mail aus, die in einen Ordner verschoben werden soll.
  2. Klicken Sie im Register Start auf die Schaltfläche Regeln und wählen Sie Regel Erstellen...
  3. Im neuen Fenster können Sie nun die Regel festlegen. In der oberen Hälfte geben Sie an welche Bedingungen erfüllt sein müssen, in der unteren, was dann geschehen soll. In unserem Beispiel möchten wir, dass eine E-Mail die im Betreff «Newsletter» enthält, in den Ordner «Werbung/Newsletter» verschoben wird.
    Aktivieren Sie die Option Betreff enthält und schreiben Sie in die leere Textzeile Newsletter.
  4. Aktivieren Sie in der unteren Hälfte die Option Element in Ordner verschieben:
  5. Klicken Sie auf Ordner auswählen...
  6. Wählen Sie den Ordner aus indem Sie einen neuen Ordner erstellen wollen. In unserem Beispiel ist es «Posteingang».
  7. Klicken Sie auf Neu...
  8. Geben Sie unter Name: den Namen des neuen Ordners ein. In unserem Beispiel also «Werbung/Newsletter».
  9. Klicken Sie in jedem offenen Fenster auf OK (insgesamt 3-mal).
  10. Die Regel ist nun erstellt.
    Ein Dialogfenster fragt, ob die Regel auf den aktuellen Ordner angewendet werden soll. Wenn Sie bei dieser Option ein Häkchen setzen, werden alle bereits erhaltenen E-Mails die sich im aktuellen Ordner befinden und die Regel erfüllen in den Ordner «Werbung/Newsletter» verschoben (in unserem Beispiel ist der aktuelle Ordner «Posteingang»). Ansonsten wird die Regel erst bei zukünftigen E-Mails greifen.
  11. Testen Sie die neue Regel, indem Sie sich eine E-Mail senden die im Betreff «Newsletter» enthält. Die E-Mail sollte direkt im neuen Ordner «Werbung/Newsletter» landen.

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